Assistant ou Assistante du chef ou de la cheffe de projet au Service des urgences - 70%HUG

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.

Comptant près de 1'200 collaboratrices et collaborateurs, le Département de médecine aiguë (DMA) inclut les Services d'anesthésiologie, de pharmacologie et toxicologie cliniques, des soins intensifs et des urgences. Il répond à une quadruple mission au travers de ses services qui apportent leur expertise en interaction fréquente avec l'ensemble des Hôpitaux universitaires de Genève, grâce à un plateau transversal, dans l'objectif d'assurer la meilleure prise en charge possible des patients et patientes.

Le Service des urgences est un service transversal qui a pour missions d'accueillir la patientèle 24h/24 quelle que soit la nature de son problème de santé, d'assurer une prise en soins rapide et efficace afin d'orienter les personnes prises en charge vers la structure la plus appropriée. Le Service des urgences assure également au niveau cantonal une aide médicale urgente, coordonnée et gère les événements majeurs, tout en étant un service de référence pour les structures du canton.

Au sein du Service des urgences, vous assumez de manière autonome l'ensemble des activités administratives et logistiques de la gestion du/des projets (en cours ou en préparation).

Par délégation du chef ou de la cheffe de projet, vous organisez et gérez de manière autonome les activités administratives ou logistiques du/des projets en veillant à une juste répartition des priorités et en tenant compte des impératifs exigés par la planification du projet.

Vous récoltez des données et conduisez des observations ou mesures sur le terrain.

Vous conduisez des entretiens simples pour collecter des données sur les projets.

Vous complétez les dossiers à traiter (organisation de l'arborescence documentaire ; mise à jour de la documentation du projet, contrôle-qualité du projet, recherche d'information, synthèse de rapports ou documents existants, etc.) afin de faciliter l'analyse de situation, la résolution de problèmes ou la prise de décision par le chef ou la cheffe de projet.

Sur délégation du chef ou de la cheffe de projet, vous aidez à résoudre les problèmes simples pouvant survenir au cours du projet.

Vous rédigez la correspondance et élaborez des projets de lettres.

Vous gérez l'organisation des différentes séances, les supports, la rédaction des procès-verbaux et le suivi.

Vous préparez des évènements en gérant les volets logistiques et pratiques (invitation, inscriptions, préparation des locaux, etc.) : ateliers, séminaires, visites ou journées thématiques.

Vous préparez des commandes et les envoyez aux fournisseurs.

Vous mettez à jour une planification de projet en utilisant les outils correspondants.

Vous coordonnez la réalisation de certaines activités sur demande du chef ou de la cheffe de projet.

Vous favorisez tous les contacts garantissant des relations de qualité et entretenez avec tous les parties prenantes concernées par le projet un dialogue ouvert et constructif.

Vous informez le chef ou la cheffe de projet en cas de problèmes (climat de travail, dysfonctionnement, imprévu, etc.) afin que des mesures adéquates puissent être prises.

Vous gérez et assurez la mise à jour des documents de références liés aux procédures de la gestion de projet.

Vous contribuez à la réalisation, la communication ou la formation dans les projets.

Vous veillez à la mise à jour du site intranet et internet du projet ou activité associée, en suivant les prescriptions de la Direction de la communication.

Vous participez à la conception et l'alimentation de tableaux de bord (indicateurs, avancement, etc.) et autres reporting de projet.

Vous aidez au retour d'expérience dans les projets (récolte des bonnes expériences, propositions d'amélioration).

Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce et/ou d'un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou toute formation jugée équivalente.

Vous êtes titulaire d'une formation administrative type Brevet fédéral assistante de direction.

Vous avez des connaissances et une expérience confirmée en milieu hospitalier et de la planification de 5 ans dans un poste similaire.

Vous avez une parfaite maîtrise du français, de l'anglais et de l'allemand à l'oral comme à l'écrit.

Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques niveau ECDL ADVANCED EXIGE sur Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web, ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (Vision RH, DPA, DPI, GRECO, Qualiac, Opale).

Vous êtes une personne polyvalente en mesure de gérer plusieurs tâches de manière simultanée (gestion des priorités, hiérarchisation des demandes, flexibilité).

Vous avez un fort esprit d'équipe et faites preuve d'autonomie.

Vous avez de bonnes capacités de communication et d'écoute.

Vous êtes une personne dynamique, rigoureuse et méthodique, vous faites preuve d'un sens aigu de l'organisation, de la gestion des priorités, de la prise d'initiative et de la planification.

Vous faites preuve de discrétion et de respect de la confidentialité.