Chef ou Cheffe de secrétariat - 80% à 100%HUG

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.

Le poste est rattaché au Département de la médecine. La médecine interne est une spécialité centrée, comme son nom l'indique, vers l'intérieur du corps et des organes. La discipline-mère a donné naissance, au cours des trois dernières décennies, à de multiples disciplines, devenues des spécialités à part entière depuis plusieurs années et ont obtenu le même statut que la médecine interne elle-même. Le ou la spécialiste qui amène les dernières connaissances de sa spécialité auprès des patientes et patients et dans les centres universitaires, est capable de développer des programmes de recherche sophistiqués, soit cliniques, soit de laboratoire, qui permettront d'intégrer ces connaissances à travers la médecine translationnelle à la pratique.

Dans le cadre d'une réorganisation de la gestion des secrétariats du Département de médecine, vous êtes hiérarchiquement rattaché/rattachée à la coordinatrice du secrétariat du DMED ; vous organisez, gérez et encadrez les activités des secrétariats médicaux d'un ou plusieurs services, tout en respectant les directives départementales et institutionnelles.

Vous organisez et coordonnez l'ensemble des activités des secrétariats d'un ou deux services, en conformité avec les directives départementales. Vous assurez la supervision opérationnelle des collaborateurs et collaboratrices des secrétariats.

Vous mettez en place des processus visant à garantir la qualité des activités des secrétariats et d'accueil, à harmoniser les pratiques professionnelles et à maintenir une cohérence départementale au niveau administratif.

Vous rencontrez régulièrement la ou le médecin-chef du service pour l'informer des procédures et changements en lien avec le secrétariat de son service.

Grâce à votre aptitude à collaborer avec des équipes pluridisciplinaires, vous planifiez et coordonnez l'exécution des travaux administratifs, médicaux, de secrétariat et d'accueil de la patientèle.

Notamment, vous vous assurez de la bonne gestion de la constitution, la mise à jour et le classement du dossier médical patient, sans oublier le téléchargement de toute la documentation établie par les partenaires hors HUG.

Pour piloter l'activité administrative, vous mettez en place les indicateurs pertinents et en assurez le suivi.

Vous êtes garant ou garante du contrôle des données administratives et de la documentation clinique tout en vous assurant du respect des exigences institutionnelles. Vous vous assurez de la finalisation de la documentation clinique tout en respectant les délais institutionnels.

Vous élaborez et mettez à jour les documents de référence, procédures et méthodes de travail que vous communiquez auprès de vos équipes.

Vous gérez les différents rapports aux assurances en coordination avec le médecin en charge ainsi que les correspondances complexes.

Vos qualités de communication vous permettent d'encadrer et motiver une équipe de secrétaires.

Vous veillez à l'adéquation des ressources par rapport à la charge de travail. Vous planifiez et animez des séances d'équipe régulières et créer une dynamique d'équipe.

Vous encadrez, motivez et assurer le suivi des secrétaires sous votre responsabilité, effectuez les entretiens d'évaluation et veillez à la formation de l'équipe.

Vous saisissez et gérez les plannings pour l'ensemble des secrétaires du service sous votre responsabilité.

Vous organisez et coordonnez les remplacements des secrétaires en leur absence de la manière la plus optimale et si nécessaire. Au besoin, vous apportez du soutien à l'équipe de secrétaires.

De manière transversale, vous participez aux projets de votre département ou de l'institution ainsi qu'à la formation des nouveaux collaborateurs et collaboratrices et des personnes en stage et apprentissage.

Vous assurez un suivi du codage, de la facturation ainsi que de la documentation clinique. En tant que référente ou référent administratif, vous êtes la personne répondante auprès du service du codage pour toute question concernant cette documentation.

En outre, vous êtes en charge des tâches de secrétariat propre à votre service.

Vous êtes titulaire d'une maturité commerciale ou d'un CFC d'employé ou employée de commerce et vous avez idéalement suivi une formation en management (CAS ou titre jugé équivalent).

Vous vous appuyez sur une expérience d'au moins 3 ans dans une fonction de secrétariat, dans le milieu médical de préférence, et vous avez également de l'expérience dans la gestion d'équipe.

Vous disposez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced pour Word, standard pour Excel et Powerpoint). La connaissance de logiciels tels que DPI, DPA, Opale, Winscribe et GRECO constitue un atout.

Vous avez une excellente maitrise du français tant à l'écrit qu'à l'oral. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible.

Vous avez une excellente maitrise du français tant à l'écrit qu'à l'oral. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. Vous possédez également de très bonnes connaissances de l'anglais (parlé et écrit).

Vous possédez d'excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités vous permettant de faire face à des situations d'urgence nécessitant une bonne maîtrise du stress. Vous disposez d'une bonne capacité d'analyse et d'un esprit de synthèse. Vous êtes une personne affirmée, flexible et à l'écoute. Vous êtes dynamique et faites preuve d'adaptabilité ainsi que de force de proposition pour insuffler une cohérence aux secrétariats du service.