Secrétaire médical ou médicale de cadre hospitalo-universitaire au Service d'oncologie - 80% à 100%HUG

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.

Le Département d'oncologie prend en charge, sur les plans diagnostiques et thérapeutiques, les patients et patientes adultes souffrant de maladies cancéreuses et pour un accompagnement de la patientèle et de ses proches. L'objectif est d'assurer l'accès au meilleur traitement anticancéreux, de proposer des soins adaptés et d'anticiper sur les besoins de la patientèle hospitalisée (greffe de moelle, thérapie cellulaire, immunothérapie, etc.). Conjointement, le Centre des cancers permet une coordination des activités transversales dédiée à la problématique des cancers entre services et départements.

Au sein du secrétariat des médecins cadres du Service d'oncologie, vous avez la charge d'assister et de soutenir administrativement 6 médecins (2 professeurs et 4 adjoints). Vos missions couvrent l'ensemble des tâches liées à l'activité clinique, académique et de recherche. Vous travaillez également en étroite collaboration avec votre binôme.

Vos responsabilités incluent l'accueil physique des patients et patientes, l'enregistrement de leurs données administratives, ainsi que l'orientation et l'information de la patientèle et autres usagers et usagères du service, en adaptant votre communication au contexte de chaque personne. Vous gérez également les appels téléphoniques internes/externes ainsi que la messagerie commune du secrétariat en offrant un service personnalisé et professionnel.

Vous planifiez les consultations médicales, simples et complexes sur l'agenda institutionnel (GRECO2) et gérez les rendez-vous pour les examens complémentaires. Vous saisissez les prélèvements, vérifiez les commandes de protocoles de chimiothérapie, et prenez en charge toute la gestion administrative des dossiers patients, y compris la rédaction, la numérisation et l'archivage des documents.

Vous exécutez de manière autonome les tâches administratives liées à votre fonction, telles que la gestion des agendas des médecins pendant les vacances, la saisie des horaires (VRH), la commande de matériel, la facturation complexe (laboratoires, recherches, UNIGE, Advisory board), ainsi que les demandes de formation ou de congrès. Vous organisez les déplacements et traitez les remboursements de frais.

Dans un parfait esprit d'équipe et de collaboration, vous développez des relations étroites avec vos collègues et assurez la continuité du service lors des absences. Votre polyvalence et votre capacité d'adaptation sont des atouts majeurs pour évoluer dans ce poste où rigueur et performance sont la norme.

Vous êtes titulaire d'une maturité commerciale ou d'un CFC d'employé ou employée de commerce complétée d'une formation de secrétaire médical ou médicale, ou toute formation jugée équivalente.

Vous disposez d'une expérience réussie de 5 ans dans un poste similaire. La connaissance des activités académique et de recherche est un atout.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée rédactionnelle. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible.

La maîtrise de l'anglais, avec un niveau minimum B2 à l'écrit et à l'oral, est exigée pour ce poste.

Vous êtes titulaire du certificat ECDL Advanced sur Word, Excel et Powerpoint, et vous possédez de très bonnes connaissances des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, E-Process, GRECO2, Opale Blue Pearl et Web, Requête Labo et Vision RH).

Personne dynamique, rigoureuse et méthodique, vous faites preuve d'un sens aigu de l'organisation, de la prise d'initiative et de la planification. Grâce à votre polyvalence, vous êtes en mesure de gérer plusieurs tâches de manière simultanée (gestion des priorités, hiérarchisation des demandes, flexibilité).

Vous possédez une grande capacité à gérer le stress et à respecter des délais serrés, tout en maintenant un service impeccable.

Votre excellente aptitude à travailler en équipe vous permet de collaborer étroitement avec les professionnels et professionnelles de santé.

Enfin, vous faites preuve de discrétion et de respect de la confidentialité.